1. أن يكون البحث منشور أو مقبول للنشر بشكل نهائي.
2. أن يكون الباحث المتقدم للمنافسة هو الباحث الرئيسي الأول للبحث المتقدم به.
3. يشترط في الباحث المتقدم للجائزة أن يعمل في جامعة فزان، وأن يكون البحث المقدم قد تم إنجازه في أثناء مدة عمله بالجامعة، وأن يحمل اسم الجامعة.
4. أن يكون للبحث المقدم إسهامات بارزة وأصلية من شأنها تطوير المعرفة لدى المجتمع، ورفع المستوى العلمي والثقافي.
5. أن يكون البحث ضمن مجالات التخصص العلمي لكليات الجامعة وأقسامها العلمية.
6. ألا يكون البحث قد سبق له الحصول على هذه الجائزة.
7. ألا يكون البحث مستل من رسالة ماجستير أو أطروحة دكتوراه.
8. يمكن أن يكون البحث لأكثر من باحث، على أن يقدم الباحث الرئيسي ما يفيد موافقة كل المشتركين معه بالتقدم للمنافسة على الجائزة، وفي هذه الحالة تقسم الجائزة بينهم بالتساوي.
9. يحق للباحث التقدم للمنافسة ببحث واحد فقط كباحث رئيس، ويمكن أن يكون مشارك في أكثر من بحث متقدم للمنافسة على الجائزة.
يتم التقييم وفق النماذج المخصصة بعد الأخذ بالاعتبارات الاتية :
1. المساهمة في حل مشكلات المجتمع.
2. أن يحقق إضافة للمعرفة.
3. أن يكون البحث مبتكر وجديد.
4. أن يكون في مجال تخصص الباحث.
5. أن لا يكون قد مر عليه ثلاثة سنوات بعد النشر.
6. يؤخذ بعين الاعتبار تصنيف المجلة التي نشر بها البحث ومعامل التأثير، كذلك مستوى قاعدة البيانات المنشور بها البحث، براءة الاختراع أن وجدت، طبيعة البحث (نظري / تطبيقي).
1. ملء نموذج المشاركة.
2. تقديم المشاركة إلكترونياً عبر موقع الجائزة .
3. رسالة من القسم العلمي الذي يتبعه الباحث تفيد بتبعية الباحث له.
4. تعبئة نموذج الإقرار.
5. تقديم ملخص للبحث باللغة العربية والإنجليزية.
6. يتم تحديد مواعيد استقبال الطلبات من قبل اللجنة المكلفة بعد الإعلان عن فتح باب الترشح على أن يكون وقت الترشح للجائزة كافي بمدة زمنية لا تقل عن شهرين.