1. أن يكون الكتاب المؤلف أو المترجم منشوراً أو مقبول للنشر.
2. أن يكون انتماء المؤلف أو المترجم لجامعة فزان.
3. أن لا يكون الكتاب جزء من رسالة ماجستير أو دكتوراه.
4. أن يكون للكتاب رقم إيداع وترقيم دولي.
5. أن يكون منشور في دار نشر معروفة.
6. أن يكون الكتاب متوافق مع أصول البحث العلمي وقواعده.
7. موافقة المؤلف الأصلي للكتاب المترجم، أو دار النشر المالكة له على الترجمة.
8. تحجب الجائزة إذا لم ترقى الكتب المقدمة للمستوى المطلوب.
9. يحق للجامعة سحب الجائزة بعد منحها إذا تبين أن المتقدم أو المتقدمين قد أخلوا بشروط الجائزة أو أخلاقيات البحث العلمي ولا يحق لهم التقدم لها مرة أخرى.
يتم التقييم وفق النماذج المعدة لذلك على أن يؤخذ بعين الاعتبار الآتي :
1. أهمية موضوع الكتاب.
2. الإضافة المعرفية والأصالة والجودة.
3. سلامة منهجية الكتاب وشمولية المحتويات.
4. دقة التوثيق والمعلومات.
5. سلامة اللغة ودقة الأسلوب والإخراج.
6. أي معايير أخرى تراها اللجنة.
1. ملء نموذج المشاركة.
2. تقديم المشاركة إلكترونياً عبر موقع الجائزة أو تقديم نسختين ورقيتين.
3. تقديم ما يثبت نشر الكتاب أو الموافقة على النشر.
4. إرفاق أي وثائق إضافية تعزز من أصالة وعالمية وأهمية الكتاب المقدم.
5. ملخص عن الكتاب المقدم باللغة العربية.
6. رسالة من القسم العلمي الذي يتبعه المؤلف تفيد بتبعيه له.
7. تعبئة نموذج الاقرار من المؤلف.
8. يتم تحديد مواعيد استقبال الطلبات من قبل اللجنة بعد الإعلان عن فتح باب الترشح على أن تعطى فترة كافية لا تقل عن شهرين.